I miljöer där dokument innehåller skyddsvärda uppgifter – såsom patientdata, personalakter eller konfidentiella kontrakt – måste hela dokumentflödet hanteras med krav på spårbarhet, åtkomstkontroll och kryptering. Skydd av personuppgifter, konfidentiella interna handlingar och känslig kommunikation kräver att samtliga komponenter i kedjan är utformade med säkerhetsmekanismer som uppfyller både lagkrav och tekniska principer. Xerox Primelink 9265 är konstruerad med just dessa behov i åtanke och erbjuder flera lager av dataskydd, autentisering och åtkomststyrning direkt integrerat i maskinens infrastruktur.
Åtkomstkontroll: Autentisering vid maskinen
Primelink 9265 stödjer autentisering via användar-ID, PIN-kod eller kontaktlösa kortlösningar (t.ex. NFC/RFID), vilket möjliggör differentierad åtkomst beroende på användarroll. Denna åtkomststyrning är central i miljöer där flera användare delar samma enhet, men där dokumentens innehåll skiljer sig i sekretessgrad.
Vid utskriftsköer aktiveras Secure Print, vilket innebär att dokument inte skrivs ut förrän användaren fysiskt närvarar vid maskinen och identifierar sig. Detta minskar risken för oavsiktlig exponering av känsliga dokument i öppna kontorslandskap eller delade produktionsmiljöer.
Datakryptering och nätverkssäkerhet
All nätverkstrafik från och till Primelink 9265 kan säkras via SSL/TLS-kryptering enligt moderna standarder. E-postutskick från skanningar sker via SMTP med stöd för STARTTLS och autentiserad sändare.
Dessutom erbjuds möjligheten att:
- Aktivera IP-filtrering, vilket begränsar kommunikation till specificerade enheter eller IP-segment.
- Implementera portstängning för att förhindra obehörig åtkomst via oanvända protokoll eller tjänster.
- Använda SMBv3 eller FTPS vid överföring av filer till nätverksresurser, vilket förhindrar avlyssning i transit.
Utskriftsköer och datalagring
Intern datalagring är skyddad via diskkryptering (AES‑256) och säker borttagning av temporära filer. Xerox erbjuder möjligheten att skriva över data enligt DoD 5220.22‑M‑standarden (flertalet överskrivningar) för att uppfylla krav på spårbarhet och radering av känsligt material.
Dessutom finns stöd för:
- Automatisk radering av köade jobb efter viss tid.
- Fullständig rensning av hela lagringssystemet vid avinstallation eller återlämning.
- Begränsning av tillgång till användarminne via admingränssnitt med lösenordsskydd.
Central styrning och loggning
Via administratörsgränssnittet (lokalt eller fjärranslutet) kan säkerhetspolicys tillämpas och granskas. Samtliga aktiviteter kan loggas med tidsstämplar, inklusive inloggningsförsök, felmeddelanden, inställningsändringar och nätverksaktiviteter.
Systemet kan integreras i katalogtjänster som Active Directory för rollbaserad hantering, och stöd finns även för SNMPv3 med säker nyckelutbyte för nätverksövervakning.
Kompatibilitet med lagkrav
Primelink 9265 är konstruerad för att uppfylla tekniska krav kopplade till dataskyddsförordningar såsom GDPR, där fokus ligger på spårbarhet, minimal datalagring, kryptering och kontrollerbar åtkomst. Även ISO 27001-relevanta riktlinjer kan tillämpas med korrekt konfiguration.
Slutsats
För organisationer med höga krav på integritet, sekretess och efterlevnad utgör Xerox Primelink 9265 en tekniskt koherent lösning med flerlagerprinciper för dataskydd. Genom att kombinera autentiseringskontroll, krypterad kommunikation, lokal dataskyddshantering och central loggning kan maskinen driftsättas i miljöer där dokumentflödet omfattar både produktionshastighet och strikt informationssäkerhet. Systemet lämpar sig väl för organisationer som inte vill kompromissa mellan effektivitet och kontroll.
